Livret d’accueil digital – Soyez en phase avec votre DSI et votre IT

Être en phase avec vos services IT sur les aspects techniques

Que d’efforts accomplis et de chemin parcouru pour aboutir à la création, tant attendue, de votre livret d’accueil digital ! 

Allez, encore deux-trois coquilles à corriger, quelques bugs à fixer et nous y voilà ! Le jour J de la mise en production et de la diffusion est enfin arrivé !  

Mais au fait … la DSI dans tout cela … que va-t-elle penser ? Est-elle dans la boucle du projet depuis le début ? Autrement, comment va-t-elle réagir lorsque je vais leur transmettre mon lien de production ou qu’ils vont tomber dessus par hasard ? 

Vous vous êtes peut-être déjà retrouvé(e) dans cette situation à devoir expliquer, au dernier moment à votre service IT les avantages qu’un livret d’accueil interactif et digital peut apporter par rapport aux plateformes existantes en interne. Et généralement, les échanges s’avèrent un peu tendus ou peuvent, dans le pire des cas, déboucher sur une mise en “stand-by” du projet.  

Et oui, il y a de grandes chances pour que, tôt ou tard, la DSI soit mise dans la boucle du projet. 

Que ce soit pour customiser l’URL de production, si vous souhaitez conserver le nom de domaine de votre société ou encore, pour diffuser votre application en interne, la brique technique, supportée par la DSI, est une composante clé dans tout projet de livret d’accueil digital.

Alors prenez en compte ce paramètre et dotez-vous d’arguments solides pour être, dès les prémisses du projet, en phase avec vos services IT sur les aspects techniques. Décrochez ainsi plus facilement leur accord en vous dotant du bon discours et en les incluant dans le processus projet. 

Sortez vos calepins et vos stylos car les acronymes si chers à nos Directeurs des Systèmes d’Information risquent de fleurir !

La sécurité

Il va sans dire que la sécurité constitue un critère incontournable dans la mise en place d’un livret d’accueil digital. Chez Virtuoz, les données de nos projets sont hébergées en Europe (en France) en conformité avec les normes RGPD. Et la mise en production d’un livret d’accueil peut se faire de deux manières : 

• Soit nous hébergeons le livret d’accueil digital à votre place
• Soit nous vous livrons un export HTML5 ou sous la forme d’une application (pour mobiles ou ordinateurs) que vous hébergez en interne. 

Dans le cas où votre livret d’accueil digital est hébergé par nos soins, nous pouvons mettre en place LA brique tant prisée et préconisée par les DSI du monde entier : une connexion SSO via le protocole SAML V2. 

Le SSO, qué sa quo ? Le Single Sign-on (SSO) est un service d’authentification de session qui permet à un utilisateur d’utiliser un ensemble d’informations d’identification (par exemple, nom et mot de passe) pour accéder à plusieurs applications. Au quotidien, lorsque vous vous identifiez une première fois dans la journée pour accéder à votre intranet, vous n’avez plus besoin de taper à nouveau vos identifiants pour accéder à d’autres applications internes. C’est ça le SSO.

Nos livrets d’accueil digitaux sont compatibles avec ce procédé. Il devient ainsi impossible pour un utilisateur externe à votre société de se connecter au livret d’accueil et de consulter le contenu qui n’est accessible que pour les salariés du groupe. Quant au SAML V2, c’est un protocole informatique permettant d’établir la fameuse connexion SSO entre le livret d’accueil digital et votre fédération d’identité (OKTA, Google, Azure etc ..). 

Et dans le cas d’une diffusion en interne ? 

Dans ce cas, nous vous livrons votre livret d’accueil digital de la manière suivante : 

• soit sous la forme d’un dossier HTML5 que vous hébergez ensuite où bon vous semble ;
• soit sous la forme d’une IPA ou APK dans le cas d’une application mobiles IOS ou Androïd ;
•  soit sous la forme d’un .exe ou .dmg dans le cas d’une application desktop.  (oui, nous pouvons aussi diffuser nos livrets d’accueil digitaux en format applications ordinateurs !)

L’un des avantages de ce type de diffusion est qu’il permet à vos utilisateurs de se connecter en mode offline à leur livret d’accueil digital.

Non, un livret d’accueil digital n’est ni un concurrent pour Sharepoint ni pour votre intranet. Ce sont simplement deux outils distincts. 

N’ayez crainte, nos livrets d’accueil digitaux n’ont aucune vocation à remplacer des technologies existantes. 

Bien au contraire, ils sont complémentaires. 

Tout d’abord parce que chez Virtuoz, nous utilisons des technologies low-code / no code qui ont un très haut potentiel interactif et ludique, ce qu’un Sharepoint ne pourrait pas retranscrire. Mais à l’inverse, des technologies de type Sharepoint et autres plateformes intranet possèdent des fonctionnalités que nous ne reproduisons pas dans un livret d’accueil. Sharepoint est bien plus poussé sur le plan du paramétrage, du profilage utilisateurs. Il convient donc de créer des liens entre nos livrets d’accueil et un Sharepoint ou un intranet. 

Par exemple, la rubrique “Formation” de nos livrets d’accueil digitaux renvoie souvent vers la ou les plateformes de formation existantes et disponibles sur votre intranet. La rubrique “Vie quotidienne” peut également renvoyer vers une application de l’intranet développée en Sharepoint comme une plateforme de réservation de salles ou encore un logiciel de saisie des notes de frais. 

Bref, il faut voir nos livrets d’accueil comme des coquilles animées et interactives qui peuvent ainsi s’appuyer, de temps à autre, sur des rubriques Sharepoint existantes. Et à l’inverse, là où Sharepoint manque d’animations, de dynamisme (mise en valeur des chiffres clés, cartes interactives, schémas interactifs, ect …) nos livrets d’accueil digitaux prennent le relais technique. 

Et en mode appli ? Suis-je obligé(e) de publier sur l’AppStore ou le Google Play ? 

Non ! Si vous possédez une solution de MDM (Mobile Device Management, càd un store à application interne), nous pouvons alors diffuser nos applications sur cet espace privé. Votre DSI pourra ainsi cibler la flotte de smartphones ou tablettes concernée par le livret d’accueil digital afin d’installer l’application à distance sur les appareils de vos collaborateurs. Ou à l’inverse, désinstaller l’application à distance en cas de perte, vol du matériel ou bien en cas de départ d’un salarié. 

Si aucun MDM n’existe, nous pouvons tout de même diffuser l’application via un lien privé qui sera alors généré par nos soins. 

En résumé : Chez Virtuoz nos livrets d’accueil digitaux peuvent être accessibles en SSO, .exe ou .dmg, en export HTML5 hébergeable en interne ou encore en application native en IPA, APK, diffusable via votre MDM. Et vous pouvez, si le livret d’accueil est hébergé en ligne, customiser l’URL à votre nom de domaine. 

Nous vous invitons à consulter les exemples de livrets d’accueil digitaux suivants : Total, Orano, Septodont.

Ou à nous contacter directement pour une démo en live ! N’hésitez pas !