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Un livret d’accueil digital ? Comment booster votre onboarding ?

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“Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression.” 

C’est sur ces bons mots de David Swanson que nous conviendrons qu’il est primordial aujourd’hui d’utiliser tous les outils en votre possession pour assurer le succès de votre onboarding, cette première grande étape du parcours d’un collaborateur au sein de votre entreprise.

Véritable brique de votre parcours d’intégration, le livret d’accueil doit être le reflet et la vitrine de votre marque employeur. Il doit fournir efficacement aux collaborateurs les informations essentielles qui dressent la carte d’identité de votre société, ses valeurs et son organisation et guider le nouvel entrant dans sa prise de fonction. 

Qu’il soit au format numérique ou imprimé, le livret d’accueil est parfois l’un des premiers documents qu’un collaborateur doit sérieusement s’approprier pour connaître les activités, l’organigramme et les chiffres clés de la société. Il doit être agréable à lire et bien sûr didactique. 

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Et que contient le livret d’accueil ?

Voici une trame non exhaustive que l’on retrouve souvent chez nos clients, quelque soit leur secteur d’activité : 

L’édito de bienvenue : c’est l’occasion pour le DG, le PDG, ou encore le Directeur des Ressources Humaines de souhaiter la bienvenue aux nouvelles recrues. Le format digital permet d’intégrer des éléments multimédias qui rendent la lecture de cet édito plus dynamique.

La Présentation du groupe / Qui sommes-nous : regroupe les chiffres clés, affiche la présence mondiale, les valeurs de votre société (quand ce n’est pas une section dédiée).

L’organisation : c’est tout simplement l’organigramme général de la société et / ou celui de la BU. 

La vie quotidienne / les infos pratiques : on décrit généralement ici les principaux outils de travail, les avantages du CE et le quotidien sur site. Suivant le secteur d’activité, cette section est parfois complétée ou remplacée par un chapitre sur les règles de sécurité. On intègre généralement ici des documents utiles (présentations, guides HSQE, Who’s who …). 

Contacts : cette rubrique permet de lister les contacts utiles classés par services ou types de demande.

Vous l’aurez compris, le livret d’accueil synthétise l’essentiel. Il peut être une première boîte à outils, une première boussole qui permet aux nouveaux arrivants de mieux se repérer et de s’imprégner des valeurs du groupe.

Mais pourquoi digitaliser mon livret d’accueil ?  

L’objectif est d’accroître la quantité et la qualité d’information au sein d’un seul support, sans sacrifier son ergonomie et sa facilité d’utilisation. 

Et c’est pour cela que chez Virtuoz, nous proposons une dimension interactive en complément de ce processus de digitalisation.

Car quoi de mieux en effet qu’un format interactif pour livret d’accueil ?

D’autant que beaucoup d’entreprises avec lesquelles nous travaillons sont dotées d’organisations complexes et sont présentes dans un grand nombre de secteurs d’activité impliquant une myriade de savoir-faire.

Dans cette configuration, l’interactivité permet de distiller l’information, de la classer, de la décondenser (paragraphes dépliants, schémas interactifs, organigrammes interactifs) offrant différents niveaux de lecture aux nouveaux arrivants. Elle leur permet de naviguer facilement et d’être libre de rentrer ou non dans le détail des contenus.

Et surtout, l’interactivité les pousse à manier, à jouer avec le contenu et donc, à mieux se l’approprier. Sans oublier bien sûr le fait que le format digital permet, par essence, de créer facilement des liens vers des outils existants (intranet, outils métiers) décrits et listés dans votre livret.

Ce dernier devient alors une véritable porte d’entrée vers les outils de la société, un couteau suisse numérique qui accompagnera ses utilisateurs au-delà de leur seul parcours d’intégration. 

Et pourquoi le format digital ?

Le format digital permet donc de centraliser le contenu,  de le mettre à jour instantanément pour tous les utilisateurs et de capitaliser sur l’existant. L’interactivité confère à ce support une dimension pédagogique, animée et ludique qui donne vie au contenu. Ce qu’aucun support print ne permettrait. 

Chez Virtuoz, nous attachons également une importance primordiale à ce qu’un support interactif, et surtout un livret d’accueil, puisse vivre et évoluer. C’est pour cela que nos outils de digitalisation offrent aussi à nos clients un back-office qui leur permet d’être autonomes dans les mises à jour du livret et de consulter des statistiques d’utilisation pour donner plus de visibilité aux rubriques les moins consultées. 

Enfin, nos outils low-code, no code permettent de franchir le pas rapidement et sans nécessairement tomber dans une gestion de projet s’étalant sur des mois. Le tout sur la base d’un budget maîtrisé, puisque nous co-construisons ensemble votre enveloppe budgétaire (suivant la volumétrie de contenus à intégrer, le niveau d’animation et d’interactivité que vous souhaitez).

Intéressé(e) ? 

Nous vous invitons à consulter nos exemples : TotalEnergies, Allianz ou encore Axa

Ou bien contactez-nous directement pour une démo ! C’est toujours plus simple et plus parlant.

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