6 Conseils pour un livret d’accueil digital efficace

Outil indispensable au processus d’onboarding, une intégration efficace passe par un livret d’accueil remis à chaque nouvel entrant. Comment rendre ludique et digeste la quantité d’informations qu’il renferme ? Quels formats de contenu pour s’assurer que son lecteur s’approprie le fonctionnement de l’entreprise ?

Le livret d’accueil comme expression de la culture d’entreprise

Conseil n°1 : adopter un graphisme attractif en adéquation avec son identité visuelle

Transposez votre charte graphique dans le contenu du livret. Reflet de la marque employeur, le livret sera personnalisé à l’image de votre entreprise. 

N’hésitez pas à intégrer des illustrations aux couleurs de votre charte incluant des personnages pour renforcer le côté humain et chaleureux. L’animation de ces personnages au glissement de la souris ou durant la navigation captera l’attention et augmentera l’implication du nouveau collaborateur qui approfondit votre culture et vos valeurs.

Vous pouvez à la fois laisser transparaître l’esprit de votre marque dans le livret et adapter les icônes, photos, et les pictogrammes, ou même le ton donné selon les collaborateurs qui seront destinataires de ce document.

Il n’existe pas d’obligation légale en matière d’existence ou de contenu du livret d’accueil digital d’entreprise. Néanmoins, ne passez pas à côté des rubriques clés qu’un bon livret doit comporter :

Le petit mot de bienvenue à l’attention des nouveaux arrivants émanant de la direction générale ou de la direction des ressources humaines

La présentation du groupe : à l’image de la carte d’identité, elle rassemble les chiffres clés, la présence mondiale, les faits marquants, l’histoire, les valeurs de la société. Une infographie interactive aura l’avantage de fournir plus d’informations sans alourdir vos visuels. C’est l’occasion de satisfaire la curiosité de votre nouvel arrivant en le faisant participer à l’exploration de vos données.

L’organisation qui permet de comprendre la façon dont s’articulent les entités et les services entre eux, et de reconnaître ses interlocuteurs. Un organigramme interactif, comportant des photos, permet de déployer les BU d’un niveau agrégé à un niveau fin de façon fluide. 

Le cadre règlementaire qui présente les instances représentatives du personnel, les avantages sociaux, les horaires, la charte de télétravail et toute la règlementation nécessaire à la vie d’entreprise.

Les informations pratiques pour aider les collaborateurs à se repérer et gérer leur quotidien au travail (plans, commerces et services administratifs à proximité…)

Les contacts et ressources utiles qu’ils pourront consulter pour régler leurs démarches administratives internes (service RH, service IT, fournitures de bureaux, les outils de l’entreprise…). Vous pouvez imaginer une bibliothèque affichée à l’écran où chaque livre cliquable renferme une guide pratique, une convention ou la liste des règles de sécurité.

Un recueil des réponses aux besoins des collaborateurs

Conseil n°3 : expliquer de façon concise le fonctionnement de l’entreprise

Un autre des objectifs du livret d’accueil est de faciliter la vie des collaborateurs. Avoir une bonne compréhension de l’activité de la société est un bon départ pour favoriser leur intégration et leur permettre d’accomplir leur mission.

Dans des organisations complexes et étendues, intégrer des vidéos explicatives, pouvant inclure du motion design, allègent la transmission des messages. 
Également pour des processus très techniques, les schémas interactifs sont des solutions ludiques et conviviales pour intégrer l’information.

Conseil n°4 : répondre aux interrogations des nouveaux entrants

Le livret d’accueil est aussi une occasion de faire une bonne impression. Il doit avoir pour vocation de répondre aux questions des nouveaux entrants et mettre en avant la qualité de vie au travail. Il intéresse les nouveaux collaborateurs comme les collaborateurs actuels ayant besoin de renseignements dans le cadre de leurs fonctions ou de leurs évolutions professionnelles. 

C’est aussi un support pour les stagiaires, éventuels futurs employés et ambassadeurs de l’image de l’entreprise. Pour toute ces raisons, il s’agit d’un relais d’information à ne pas négliger pour fidéliser les collaborateurs.

Intégrer des pop-ups d’astuces, des maps cliquables, des pages d’agendas à tourner pour découvrir les prochains évènements sont d’autant d’interactions qui fourniront des informations et des précisions essentielles.

Un format numérique pour le livret d’accueil

Conseil n°5 : opter pour un livret d’accueil digital

Le format interactif offre la possibilité de manipuler les informations et de les retenir plus facilement. 

Entre le télétravail et les équipes disséminées à travers le monde, le format digital est la solution pour proposer un contenu disponible depuis n’importe quel endroit à tout collaborateur du groupe. Ainsi, tous peuvent avoir un même niveau d’information si nécessaire.

La possibilité de faire des liens vers vos sites et votre documentation depuis un espace unique est un avantage majeur pour le format interactif, sans compter la facilité de mise à jour du contenu provenant des différents contributeurs.

Conseil n°6 : faire évoluer le support de communication

Grâce à cette possibilité de mise à jour, les informations sont fraîches et disponibles instantanément. Le livret d’accueil vit et délivre les bons renseignements en continu selon les évolutions de la société. 

Restructurations, acquisitions, renouvellement de représentants du personnel, nouvelle charte graphique, changements règlementaires, contacts, etc… tous ces types de transformations et la documentation associée provenant de différents services contributeurs (RH, IT, Services généraux, juridique, etc…) doivent être continuellement tenus à jour dans le livret d’accueil.

L’idéal est d’avoir un service référent sur le sujet au sein de la société et d’être autonome sur la mise à jour de son livret d’accueil digital, sans avoir à la déléguer à une agence. L’utilisation d’outil no code / low code permet cette autonomie et est donc un pas de plus vers un livret d’accueil plus efficace.

Intéressé(e) ?

Pour passer à la vitesse supérieure avec votre livret d’accueil, consultez notre article sur comment «Virtuoz vous épaule dans la construction de votre livret d’accueil ».

Pour découvrir des exemples de livrets d’accueil digitaux, nous vous invitons à prendre connaissance de nos projets réalisés pour TOTAL, ORANO, SEPTODONT ou encore GBS Insight.

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